E-Mails archivieren – aber richtig

Veröffentlicht am 4. Dezember 201010. April 2024 von Frank Vollmer

Ein simpler Mausklick reicht für das Löschen eines E-Mails. Die Folgen können gravierend sein. Denn die digitale Post enthält häufig unternehmenskritische Daten. In speziellen E-Mail-Archiven lassen sich die Nachrichten dauerhaft sichern.

Chaos bei der Ablage wichtiger Informationen, unternehmensinterne Compliance-Regelungen, Anforderungen des jeweiligen Gesetzgebers, Überlastung der E-Mail-Server, Schutz vor Datenverlust – es gibt viele Gründe, warum sich Unternehmen für eine systematische Archivierung der elektronischen Korrespondenz entscheiden.

Backup-Systeme sind keine Alternative

Als „Archivierung“ bezeichnet man jede Form der langfristigen, unveränderlichen Aufbewahrung der digitalen Nachrichten. Hierfür sind klassische E-Mail-Systeme wie Microsoft Outlook oder IBM Lotus Notes nicht geschaffen. Sie können nur eine bestimmte Speicherkapazität sinnvoll verwalten und sind daher der Flut an zu archivierenden Mails auf Dauer nicht gewachsen. Auch Backup-Systeme eignen sich nicht als E-Mail-Archive, da sie lediglich ein 1:1-Abbild der primären Daten generieren und jede Änderung der Datenquelle immer auch eine Änderung der Sicherungskopie nach sich zieht.

E-Mails intelligent suchen – und finden

Die Lösung sind spezielle, zentral gesteuerte, regelbasierte E-Mail-Archivierungslösungen. Sie legen die E-Mails nicht nur systematisch ab, sondern indexieren sie auch. Denn nur so können einzelne Nachrichten im Bedarfsfall auch wieder gefunden werden. Ideal sind Systeme, die eine Volltextsuche erlauben. So kann der Anwender nicht nur im Mail-Header, der den Betreff und den Absender enthält, sondern auch im sogenannten Body, der eigentlichen Nachricht, recherchieren. E-Mails mit Datenanhang stellen ebenfalls eine Herausforderung dar: Häufig reicht es nicht, sie als „Komplettpakete“ aus Mail und Anhang abzuspeichern. Besser ist es, die verschiedenen Bestandteile der Nachricht separat zu indizieren, was die spätere Suche erheblich erleichtert.

Verschiedene Archivierungsstrategien

Archivierungslösungen werden als Software-Pakete oder als sogenannte „Appliances“ angeboten, also vorkonfigurierte Kombinationen aus Hard- und Software. Mit Blick auf die Archivierungsstrategie unterscheiden Experten zwei grundlegende Ansätze: Bei der sogenannten clientseitigen Archivierung gelangen zunächst alle E-Mails an den jeweiligen Empfänger und werden von diesem später manuell archiviert. Zumeist geschieht dies über eine zusätzliche Symbolleiste oder ein erweitertes Kontextmenü im E-Mail-Programm. Der Vorteil dieses Verfahrens liegt vor allem in der Flexibilität sowie der Möglichkeit, die Nachrichten einzelnen Geschäftsprozessen zuzuordnen und unwichtige Mails zu löschen. Andererseits reicht ein unbeabsichtigter Mausklick, und schon ist wichtige Geschäftskorrespondenz verloren.

Automatische Archivierung aller Mails

Nicht so bei der sogenannten serverseitigen Archivierung. Bei diesem Verfahren werden sämtliche ein- und ausgehenden E-Mails ohne Zutun der Benutzer automatisch im System archiviert und indexiert. Oft erhält der Benutzer nur eine Referenz in Form eines Links auf das an anderer Stelle gespeicherte Mail. Hauptmotive für die Einführung der serverseitige Archivierung sind vor allem die Einhaltung gesetzlicher Nachweispflichten sowie Compliance-Anforderungen. Nachteilig ist hingegen der ungleich höhere Speicherbedarf, da die gesamte Korrespondenz automatisch archiviert wird.

Viele IT-Leiter schrecken immer noch vor der Einführung eines unternehmensweiten E-Mail-Archivs zurück. Zu Unrecht: Denn systematisch angegangen lassen sich die leistungsfähigen Systeme in kurzer Zeit implementieren.

Frank Vollmer

Erschienen in: Wirtschaft regional, 04. Dezember 2010